FILE ARSIP PEMPROV SUMSEL TERBAKAR DI MEJA KERJA DINAS KEARSIPAN

TRANSFORMASINEWS.COM, PALEMBANG – Terbakarnya ruang kerja Kepala Bidang Pengelolaan Arsip di Dinas arsip Sumsel menjadi suatu kerugian besar bagi Pemprov Sumsel. Data Soft Copy arsip yang tersimpan di Hardisk komputer terhapus karena komputer di meja kerja ikut terbakar.

Kejadian terbakarnya ruang kerja Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan terjadi pada tanggal 2 September 2019 pada jam 6.25 pagi. Menurut sumber yang berada di lokasi kebakaran tersebut, kebakaran di akibatkan terbakarnya pendingin ruangan (AC) yang diduga akibat korsleting listrik.

Senin tanggal 02 September 2019 sekitar pukul 6.19 Wib penjaga kantor Dinas Arsip membuka ruang Bidang Pengelolaan arsip dan beberapa saat kemudian keluar asap dari AC. Kemudian terjadi kebakaran pada AC tersebut dan menyebar ke benda – benda lain di sekitarnya seperti Personal Computer (PC), meja dan kursi dan lain – lain.

Walaupun Hard Copy tersimpan di gudang arsip namun based data dokumen ke arsipan  akan sulit di telusuri karena harus membongkar arsip yang berjumlah sangat banyak. Dokumen Arsip dinyatakan kadaluarsa setelah 15 tahun sehingga sedemikian banyak tumpukan arsip di gudang arsip.

Arsip – arsip penting mengenai dokumen dan surat – surat penting akan sulit di telusuri karena data soft copy telah terbakar. Harusnya data file soft copy dokumen dan surat – surat di simpan juga di external disk agar bila terjadi kehilangan atau kebakaran computer dapat di copy kembali.

Kepala Bidang Pengelolaan arsip saat itu saudari “YR SE M.Si” harusnya menyimpan arsip di tempat lain semisal external disk atau di Drive Googgle untuk mengantisipasi bila terjadi kehilangan dokumen akibat kejadian kebakaran dan pencurian atau serangan virus.

Undang-undang No 43 Thn 2009 tentang kearsipan Pasal 1 ayat 2 memberikan aturan dan  pedoman kearsipan. Kearsipan menurut Undang-Undang No. 43 Thn 2009 merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Arsip   memerlukan   pengendalian   dan   pengelolaan   khusus   oleh   tenaga   ahli   yang berkompeten dalam bidang kearsipan agar arsip­arsip yang tercipta dapat terselamatkan   dan dapat dipertanggungjawabkan.

Sehingga perlu adanya sarana dan prasarana penyimpanan arsip serta   ruang   penyimpanan   arsip  untuk   menghindari   kerusakan,   kehilangan   dan   mempercepat proses penemuan kembali, maka arsip yang telah ditata dalam media simpan (folder, ordener, dan lain­lain) harus segera ditempatkan ke dalam sarana simpan yang sesuai dengan bentuk dan jenis media simpan.

Lembaga   Administrasi   Negara   (LAN)   memberikan   rumusan   tentang   arsip  adalah segala kertas naskah, buku, foto, film, microfilm, rekaman suara, gambar peta, bagan   atau   dokumen­dokumen   lain   dalam   segala   macam   bentuk   dan   sifatnya,   asli   atau salinannya, serta dengan segala cara penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan, organisasi, fungsi­fungsi, kebijaksanaan­kebijaksanaan, keputusan­keputusan,   prosedur­prosedur,   pekerjaan­pekerjaan,   atau   kegiatan­kegiatan pemerintah yang lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

Sejatinya ASN yang di tempatkan di Dinas Kearsipan harus mempunyai kompetensi di bidang kearsipan dan bukan asal menempatkan orang. Kebakaran ruang kerja di Dinas kearsipan menjadi pelajaran untuk Pemrov Sumsel perlunya menempatkan orang – orang yang mempunyai kompetensi di bidangnya pada Dinas – dinas terkait.

Penulis: Tim Redaksi

Editor: A.Aroni

Posted by: Admin